De olho na produtividade: Como monitorar home office?

home office é uma tendência que veio para ficar. Além de ajudar a diminuir os custos da empresa com a manutenção de seus funcionários, este método de trabalho garante uma melhor qualidade de vida para os seus colaboradores, aumentando a sua produtividade. Mas como monitorar home office?

Nem tudo é perfeito entre as empresas que optaram por trabalhar nesse regime — isso porque muitas delas ainda encontram dificuldades para monitorar o trabalho de sua equipe de maneira eficiente.

O que muita gente não sabe é que existe uma série de boas práticas que podem facilitar o trabalho de monitorar home office, permitindo que qualquer organização aproveite todos os benefícios que essa modalidade de trabalho pode oferecer.

E é pensando nisso que nós vamos ensinar para você 6 práticas que vão te ajudar a monitorar home office em sua empresa.

1. Invista em ferramentas de comunicação

Para que sua empresa tenha sucesso ao adotar o modelo de trabalho home office, é indispensável que você invista em ferramentas de comunicação, usadas para interagir com a equipe que trabalha em casa.

Assim você será capaz de oferecer suporte sempre que necessário, além de monitorar o seu trabalho à distância, mesmo que de forma indireta.

E isso não quer dizer que sua empresa terá de gastar mais com tarifas de telefone ou a contratação de softwares dedicados para a comunicação com sua equipe. Atualmente existem várias ferramentas gratuitas que podem ser úteis nessa tarefa.

Serviços de mensagens instantâneas como o WhatsApp, o Facebook Messenger, Skype e até mesmo os e-mails corporativos podem ser usados para você manter contato constante.

Com essas ferramentas você poderá monitorar o trabalho de sua equipe com maior eficiência, garantindo que todos alcancem suas metas pessoais e assegurando a conquista dos objetivos da empresa.

2. Crie um manual de boas práticas

Ainda hoje muita gente pensa que quem trabalha no regime de home office não precisa seguir regras, fazendo as coisas da maneira como bem entende.

Mas na prática a realidade é bem diferente, pois para que os gestores possam monitorar home office é essencial que seja criado um manual de boas práticas, estabelecendo algumas regras que devem ser seguidas por toda a sua equipe.

Esse manual de boas práticas poderá regulamentar o horário de trabalho, o mínimo de horas semanais, o prazo máximo para responder ao contato da empresa e até mesmo o preenchimento de formulários de controle.

Todos os colaboradores de casa devem estar cientes das regras e sugestões apontadas neste material e sempre que for necessário você deve reforçá-las frente a sua equipe.

Além de ajudar a criar um padrão de trabalho, o manual de boas práticas é uma excelente ferramenta para que sua empresa possa monitorar o trabalho da equipe de forma eficiente, garantindo o seu sucesso.

3. Estabeleça metas claras para sua equipe

Outra prática que pode ajudar a monitorar a produtividade de sua equipe que trabalha no modelo de home office é a definição de metas e objetivos claros, direcionando o trabalho. Essas metas podem ser diárias, semanais ou mensais — tudo depende do seu ramo de atuação e do tipo de trabalho que sua equipe vai desempenhar.

As metas ajudam a criar um senso de responsabilidade entre seus colaboradores, fazendo com que se comprometam com a entrega de suas tarefas dentro do prazo estabelecido. Além disso, podem ajudar você a identificar quais colaboradores não estão produzindo como deveriam e quais são aqueles que possuem uma performance melhor que a da média.

E na hora de estabelecer as metas é muito importante que elas sejam possíveis de serem alcançadas, por qualquer membro de sua equipe — isso porque metas muito ousadas e difíceis de alcançar podem desmotivar seus colaboradores, fazendo com que eles se empenhem menos para a conquista de resultados.

4. Faça reuniões periódicas

Por mais que o os colaboradores de sua empresa trabalhem em casa é muito importante que você faça algumas reuniões periódicas com toda a sua equipe.

Essa prática te ajuda a manter um relacionamento mais próximo com seus colaboradores, demonstrando a eles que você se preocupa com a evolução de seu trabalho e o repasse de informações importantes que poderão garantir a conquista de resultados.

Nessas reuniões você também poderá divulgar quais foram os colaboradores de sua empresa que tiveram melhor performance no período, reconhecendo os esforços e parabenizando-os publicamente.

Assim você mantém a equipe motivada, disposta a trabalhar duro para ser reconhecida por seu trabalho em uma próxima reunião.

E se sua empresa trabalha com colaboradores espalhados por várias cidades do Brasil ou do mundo saiba que essas reuniões não precisam ser presenciais. Atualmente existem várias ferramentas que permitem a realização de reuniões e videoconferências, como o Google Hangout e o Skype.

Assim você será capaz de monitorar home office de toda a sua equipe, demonstrando que você se preocupa em acompanhar de perto o seu dia a dia.

5. Ofereça um bom suporte à sua equipe

Um erro muito comum entre as empresas que estão começando a trabalhar no regime de home office é não oferecer um suporte eficiente à sua equipe de colaboradores, deixando-os praticamente sozinhos.

Isso é um problema, porque sem um serviço de suporte sua equipe pode perder muito tempo para solucionar contratempos que poderiam ser resolvidos rapidamente com uma boa orientação.

Além disso, sem um acompanhamento próximo de seus colaboradores, eles poderão sentir que não estão sendo supervisionados, aumentando as chances de não levarem o trabalho com a seriedade que ele merece.

Esse suporte pode ser oferecido por você, pelos superiores de sua equipe ou até mesmo por profissionais focados especificamente nesta tarefa.

6. Implante uma estratégia de gestão à vista

Outra prática que pode ajudar você a monitorar home office de sua empresa é investir em uma estratégia de gestão à vista, onde todas as informações sobre os resultados e a produtividade de sua equipe são de fácil acesso por todos os colaboradores.

Além de permitir que você encontre rapidamente todas as informações sobre a performance de sua equipe, um sistema de gestão com essa estratégia permite que os próprios colaboradores acompanhem seus resultados, podendo compará-los com o trabalho de seus colegas.

Esses dados podem ser compartilhados com toda a sua equipe através da nuvem, garantindo maior segurança na proteção de seus dados.

Isso acaba servindo de motivação para os colaboradores que não estão com uma boa performance, pois verão que seus colegas estão indo melhor que ele. Assim, podem melhorar o trabalho e ajudar sua empresa a conquistar melhores resultados. É uma ótima estratégia para monitorar home office!

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