Vantagens do Google Drive para Equipes

Este fluxo de trabalho é comum em muitos escritórios: o profissional cria um documento usando um processador de texto, anexa o arquivo em um e-mail e o dispara para o seu destinatário. Com isso, podem surgir vários problemas. O anexo pode se perder em uma caixa de entrada cheia. Ele pode sofrer múltiplas alterações feitas por várias pessoas e gerar confusão sobre qual é a versão final. Por fim, o documento só pode ser visualizado em um computador com editor de textos instalado. Estas situações não precisam mais acontecer hoje em dia, já que podemos contar com o Google Drive.

Ele é uma mistura de pasta virtual, que guarda os seus arquivos na nuvem, e de pacote de aplicativos de escritório, já que através dele é possível criar e editar documentos de texto, planilhas e apresentações de slides. Veja  agora algumas Vantagens do Google Drive para Equipes:

Compartilhamento de arquivos e documentos

Ainda existem profissionais que compartilham documentos via anexos, deixando que eles sejam modificados por várias pessoas sem qualquer controle sobre qual é a versão final. Depois de tudo isso, perde-se em produtividade e a qualidade da entrega cai.

Com o Google Drive, este processo é feito com apenas um clique. O sistema de compartilhamento de arquivos da plataforma envia o acesso para o destinatário, permitindo que ele abra o documento original. Não são criadas cópias: todos os usuários veem o mesmo arquivo e as alterações são gravadas em sincronia.

Colaboração em tempo real

Ao falar em compartilhamento de arquivos pelo Google Drive, as vantagens não terminam na facilidade de envio e recebimento. Se dois usuários abrem um mesmo documento simultaneamente, ambos podem colaborar em tempo real. Um consegue ver as edições do outro na mesma tela, o que contribui substancialmente para a produtividade de todos. O Google Drive conta até com um sistema de chat para que todos que estão trabalhando naquele arquivo possam conversar.

Se certos usuários não estiverem online, também é possível criar comentários em partes do arquivo, que são visualizados por todos e podem ser respondidos ou marcados como resolvidos. Por fim, se for necessário, você pode reverter modificações feitas pelos outros, selecionando precisamente a versão com base na data e hora.

Obtenção de maior potencial através de extensões

O Google Drive não serve apenas para criar e editar documentos, planilhas e apresentações de slides. Usando extensões de programas de terceiros, você pode criar vários outros tipos de arquivo. Ao selecionar “Novo”, “Mais” e “Conectar mais apps”, uma tela com vários aplicativos conectáveis ao Google Drive vai aparecer. Entre as opções estão editores de PDF, de imagens, de vídeos, ferramentas de gerenciamento de projetos, criadores de fluxogramas e outros.

Todos estes aplicativos criam arquivos dentro do seu Google Drive, contando com todas as vantagens de mantê-los facilmente acessíveis no ambiente virtual. Assim que você conectar o serviço escolhido, ele passará a ser parte integrante do seu Google Drive e você vai conseguir criar arquivos neste formato.

Sincronização com arquivos do computador

Além de ser um pacote completo de aplicativos de escritório, o Google Drive também proporciona aos usuários toda a segurança de ter os seus arquivos protegidos na nuvem. Falhas mecânicas ou drives corrompidos não oferecem nenhum risco aos seus dados, já que tudo está seguro nos servidores do Google. Com tantas vantagens, você certamente está pensando em como seria positivo manter alguns dos arquivos do seu computador seguros.

Para fazer isso de forma fácil e sem precisar realizar vários uploads pela ferramenta, basta instalar o programa do Google Drive para Windows ou Mac. Ele vai criar uma pasta no seu sistema e o que você inserir lá será sincronizado com o seu Google Drive.

O Google Drive tem tudo para transformar a forma como o seu escritório trabalha. Você passa pelos problemas que descrevemos aqui? Já pensou em utilizá-lo? Já faz uso dessa ferramenta e conhece outras vantagens do Google Drive para equipes? Deixe o seu comentário.


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